Time Boxing บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยสภาพสังคมที่เร่งรีบในทุกวันนี้ ทำให้ปัญหาหลักของมนุษย์เงินเดือนก็คือการมีเวลาที่ไม่เพียงพอในแต่ละวัน มีทฤษฎีมากมายหลายทฤษฎีที่สามารถนำมาใช้กับการบริหารเวลาได้ Time Boxing ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งครับ Time Boxing เป็นวิธีบริหารจัดการเวลา ด้วยการนำงานที่ต้องทำมาแบ่งออกเป็นส่วนย่อยbๆ แล้วกำหนดการทำงานนั้นใส่ในปฏิทินล่วงหน้า จนงานนั้นสำเร็จ ถ้ามองให้เข้าใจง่ายๆ Time Boxing ก็เหมือนกับเทคนิคการใช้ To Do List + Calendar นั่นเอง การบริหารจัดการเวลาถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากสำหรับคนทำงานตั้งแต่พนักงานทั่วไป ไปจนถึงระดับผู้บริหาร การบริหารจัดการเวลานับเป็นสิ่งท้าทายความสามารถอย่างหนึ่งเลยทีเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งมือใหม่ที่เริ่มทำงาน รวมไปถึงคนที่ได้เลื่อนขั้น หรือเปลี่ยนสายงานซึ่งอาจต้องจัดการงานที่แตกต่างไปจากเดิม ซึ่งการบริหารจัดการเวลานี้เรียกว่า Time Boxing ที่ไม่เพียงแค่เป็นการลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำเท่านั้น แต่ยังช่วยจัดการการทำงานในแต่ละวันอีกด้วย

เทคนิคการบริหารเวลาด้วย Time Boxing

1. จัดลำดับความสำคัญของงาน

ในการบริหารจัดการเวลาในการทำงานนั้นจำเป็นที่จะต้องเริ่มต้นจากการลิสต์รายการงานที่ต้องทำ โดยแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มตามหลักของ Eisenhower Matrix ซึ่งเป็นการจัดลำดับความสำคัญของงานจากแนวคิดของ ประธานาธิบดีสหรัฐฯ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ที่ได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลาย ได้แก่ Urgent and important งานที่สำคัญและเร่งด่วน, Urgent but not important เป็นงานที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ, Important but not urgent เป็นงานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน, Not important and not urgent เป็นงานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

2. แจกแจงรายละเอียดปลีกย่อยของงานแต่ละชิ้น

เมื่อแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่มแล้วจึงแตกย่อยรายละเอียดของงานแต่ละชิ้นที่ต้องทำ เพื่อแสดงให้เห็นรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมด รวมถึงเป็นตัวช่วยกำหนดระยะเวลาการทำงานให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

3. จัดงานแต่ละชิ้นให้อยู่ในตารางเวลาของวัน

หลังจากที่ได้จำนนวนงานที่ต้องทำใน 1 วัน พร้อมกับระยะเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นแล้ว ให้นำงานมาจัดวางในตารางเวลาของแต่ละวัน โดยยึดตามลำดับความสำคัญของงานเป็นหลัก โดยการจัด Time Boxing ควรจัดตารางเป็นรายสัปดาห์ โดยเผื่อเวลาของแต่ละวันไว้เตรียมรับมืองานด่วนที่แทรกเข้ามาได้

ประโยชน์ของการทำ Time Boxing

1. จัดการสมดุลเวลาการทำงาน และการใช้ชีวิตของตัวเองได้ เพราะ Time Boxing เป็นตัวช่วยในการตัดสินใจต้องทำอะไรต่อไป เนื่องจากเราได้วางแผนการบริหารจัดการเวลาของเราล่วงหน้าแล้วว่าต้องทำงานชิ้นใด เมื่อไหร่ และเมื่อเสร็จต้องทำงานชิ้นไหนต่อ

2. การมีกำหนดเวลาที่แน่นอนในการทำงานจะช่วยให้เรามีสมาธิ และช่วยเพิ่มโฟกัสให้กับการทำงานแต่ละชิ้น ซึ่งตามปกติแล้วในการทำงานของเราจะเป็นการทำงานไปเรื่อย ๆ แต่ถ้าหากมีกำหนดเวลาตายตัวก็จะช่วยเร่งความเร็วในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น

3. เป็นเครื่องมือในการรีเช็คว่าในวันหนึ่ง หรือสัปดาห์หนึ่งเราทำงานได้ตรงไปตามเป้าที่วางไว้หรือไม่ มีอะไรที่สำเร็จไปตามแผน และอะไรที่ยังไม่เสร็จ โดยให้งานที่ทำสำเร็จแล้วเป็นตัวกระตุ้นในการทำงานต่อไป

ข้อควรระวังสำหรับการทำ Time Boxing

1. ประเมินการทำงานและเวลาที่ใช้ในการทำงานอย่างตรงไปตรงมา ไม่ประเมินต่ำกว่าความเป็นจริง เพราะถ้างานไม่เสร็จตามเป้าหมายจากการกำหนดเวลาที่น้อยเกินไปจะส่งผลให้ตารางการทำงานรวนไปทั้งวัน รวมถึงบั่นทอนกำลังใจในการทำงานอีกต่างหาก

2. จัดแบ่งตารางเวลาสำหรับการพักผ่อนบ้าง ในหนึ่งวันไม่จำเป็นต้องจัดตารางงานที่แน่นเกินไป เพราะถ้าทำงานเกินกำลังเท่าไหร่ก็ยิ่งลดทอนกำลังใจในการทำงานมากขึ้นเท่านั้น เทคนิคการทำ Time Boxing เป็นเพียงหนึ่งในเครื่องมือช่วยจัดตารางเวลาเท่านั้น แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือวินัยในการทำงาน คือสิ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้เพิ่มขึ้นได้

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM