HR ต้องทำอะไรบ้าง เมื่อรู้ว่าพนักงานจะลาออก

HR ต้องทำอะไรบ้าง เมื่อรู้ว่าพนักงานจะลาออก

ในกระบวนการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล หนึ่งสถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงได้ยากก็คือ เมื่อรู้ว่ามีการลาออกของพนักงาน ซึ่งถือเป็นสิทธิขั้นพื้นฐานที่ทุกคนสามารถตัดสินใจลาออกได้ ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งเล็กหรือใหญ่เพียงใดก็ตามทว่าสิ่งที่ทำให้ HR หลายคนปวดหัวตามมาก็คือ กระบวนการหลังจากนี้ที่จะต้องจัดการสารพัดสิ่งที่เกี่ยวข้องกับพนักงานคนนั้น ทั้งเรื่องเอกสารข้อมูล เรื่องระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เรื่องการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน ไปจนถึงเรื่องเข้ม ๆ อย่างกฎหมายข้อแนะนำข้อควรปฏิบัติพื้นฐานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล เมื่อเรามั่นใจแล้วว่า พนักงานที่รักของเรานั้นกำลังจะออกแน่นอน 100%

พนักงานลาออกเพราะอะไรได้บ้าง

การลาออกของพนักงานถือเป็นสิ่งที่อยู่เหนือการควบคุม แม้แต่บริษัทที่ดีที่สุด เจ้านายเก่ง สวัสดิการเจ๋งก็อาจไม่สามารถเหนี่ยวรั้งให้พนักงานทำงานกับเราได้ตลอดชีวิต เพราะสาเหตุที่ทำให้พนักงานคนหนึ่งลาออกนั้นมีสารพัดเหตุผล เช่น ลาออกเพราะไปเรียนต่อ ลาออกเพราะต้องกลับบ้านต่างจังหวัด หรือบางทีก็เป็นการลาออกแบบไม่มีเหตุผลด้วยซ้ำ ซึ่ง 3 ปัญหาหลักที่มักมีเหมือนกันคือ

• ปัญหาเงิน: เงินเดือนน้อยเกินไป มีบริษัทอื่นเสนอเงินสูงกว่า ไม่มีโบนัส ค่าคอมมิชชั่นหดหาย
• ปัญหางาน: งานหนักจนเกินไป งานล้นมือจนเกินเหตุ งานเกินที่ตกลงไว้ งานกดดันจนเครียด
• ปัญหาคน: ทะเลาะกัน ความเห็นไม่ลงรอย ไม่มีใครยอมใคร ไม่ทำงานเป็นทีม

การรับมือขั้นแรกของ HR เมื่อพนักงานลาออก

การลาออกทำให้กระบวนการทำงานหยุดชะงัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานคนนั้นเป็นพนักงานทรงคุณค่า เป็นผู้เชี่ยวชาญ หรือมีทักษะเฉพาะทางที่หาคนแทนได้ยาก แต่เมื่อพวกเขาตัดสินใจแน่วแน่แล้วว่าจะลาออก HR ต้องตั้งสติตัวเองให้ได้ก่อน แล้วกล้าเผชิญหน้ากับการลาออกครั้งนี้

เพราะหลายครั้งที่ HR มักพยายามบ่ายเบี่ยงและเยื้อพนักงานเกินความจำเป็น หรือแม้กระทั่งยื่นข้อเสนอ Counteroffer แทบจะทันที ซึ่งก่อให้เกิดความลำบากใจไปจนถึงความน่ารำคาญใจแก่พนักงาน กลายเป็นว่าการลาออกครั้งนี้เกิดความเข้าใจผิดกันโดยเมื่อเรารับรู้ว่าพนักงานต้องการลาออกจริง ๆ 100%

สิ่งแรกที่ต้องทำคือการให้เขียนจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการ ระบุถึงวันสิ้นสุดการทำงานให้ชัดเจน เพื่อที่ว่าจดหมายการลาออกนี้จะเป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ระบุความประสงค์ลาออกเองของพนักงาน และป้องกันไม่ได้เกิดการเรียกร้องค่าชดเชยที่บริษัทไม่จำเป็นต้องจ่าย รวมไปถึงการแนะนำให้พนักงานไปลงทะเบียนผู้ประกันตนกรณีว่างงานต่อไป

อยากรั้งไม่ให้คนเก่งลาออก HR ต้องพึ่งปัจจัยใด

กว่าจะได้คนเข้ามาทำงานว่ายากแล้ว แต่การจะรักษาคนทำงานให้ยังอยู่ในบริษัทนั้นยากกว่า สิ่งที่ HR จำเป็นต้องตระหนักก็คือ ทุกการลาออกของพนักงานมาพร้อมค่าใช้จ่ายที่สูง ดังนั้น จะทำอย่างไรจึงจะรักษาพนักงานในองค์กรเอาไว้ได้ จะได้ไม่ต้องเสียค่าพัฒนาและอบรมบุคลากรที่เพิ่มสูงขึ้นตามมา ทั้งนี้ หากต้องการเห็นพนักงานขององค์กรอยู่ในองค์กรต่อไป และสร้างประโยชน์เพื่อบริษัทนาน ๆ มี 5 ปัจจัยที่ HR จำเป็นต้องพิจารณาดังต่อไปนี้

1.เงินเดือน สวัสดิการ HR ต้องกลับมาทบทวนว่า พนักงานในองค์กรมีเงินเดือนและสวัสดิการเพียงพอกับที่ต้องการแล้วรึยัง เพราะถ้ายังไม่มี มั่นใจได้ว่าพนักงานจะไม่มีเวลาโฟกัสไปยังการทำงานอย่างเต็มที่และเต็มประสิทธิภาพ แถมยังพร้อมจะออกไปหาที่ใหม่ที่พร้อมจะมอบสิ่งเหล่านั้นให้กับพวกเขาได้มากกว่าด้วย

2.เพื่อนร่วมงาน เป็นปัจจัยที่อาจมีอิทธิพลมากกว่าเงินเดือนเสียอีก เพราะผู้คนย่อมอยากทำงานร่วมกับคนที่เข้าขากัน สนิทกัน และทำงานกันง่าย คนเก่งย่อมอยากทำงานกับคนเก่งมากขึ้นด้วย HR สามารถสร้างพื้นที่การทำงานที่ทำให้คนเก่งได้ทำงานกับคนเก่งหรือไม่

3.ความยืดหยุ่นในการทำงาน การต้องเดินทางหลายต่อเพื่อมาตอกบัตรทำงานที่ออฟฟิศ ไม่ใช่สิ่งที่พนักงานจำนวนมากต้องการอีกต่อไป ในเมื่อสามารถทำงานอย่างยืดหยุ่นจากที่ไหนและเมื่อไหร่ก็ได้ HR ต้องกลับมาทบทวนว่า บริษัทพร้อมกับการทำงานแบบนี้แล้วหรือยัง ถ้ามีผู้สมัครงานถามว่าบริษัทมีนโยบายให้ Work From Home หรือไม่ หากยุคนี้ไม่มีนโยบายดังกล่าว จะทำให้คนเก่ง ๆ และมีตัวเลือกมากปฏิเสธงานหรือไม่ เป็นหลักการเบื้องต้นที่ HR ต้องพิจารณาและประเมินให้ดีว่า การมีหรือไม่มี แบบไหนจะดีต่อบริษัทมากกว่ากัน

4.นโยบายเรื่องความหลากหลายและการปฏิบัติใช้จริง HR ต้องกลับมาประเมินว่า นโยบายการเติบโตทางอาชีพของบริษัท เข้ากับความหลากหลายของพนักงาน เอื้อให้พนักงานทุกคนสามารถเติบโตได้จริงหรือไม่ หรือเป็นการเอื้อให้กับบางคน เช่น เอื้อให้ผู้ชายมากกว่าผู้หญิง เอื้อให้คนที่มีความคิดแตกต่างกันไหม คนรุ่นหลังที่มีอายุน้อยกว่าจะเติบโตได้น้อยกว่าไหม เป็นต้น

5.ความยุติธรรมในการประเมินผลงาน สิ่งที่พนักงานสงสัยมากที่สุดก็คือ องค์กรมีความโปร่งใสแค่ไหนในการประเมินผลงานพนักงาน ระบบการประเมินมีความยุติธรรมมากพอหรือไม่ เพราะจะทำให้คนตัดสินใจได้เลยว่า อยากอยู่ในองค์กรต่อหรือย้ายไปที่ใหม่ที่ดีกว่า

ทั้งนี้เป็นเรื่องเข้าใจได้ว่าไม่มีระบบใดที่ยุติธรรม 100% แต่อย่างน้อยหาก HR สามารถสื่อสารและพูดกับเพื่อนพนักงานให้เข้าใจได้ว่า การประเมินพิจารณาจากสิ่งใด เงื่อนไขใดบ้าง ย่อมดีกว่าการไม่สื่อสารใด ๆ หรือบอกไม่ได้ว่าตัดสินจากประเด็นใด ถ้าสื่อสารไม่ได้ก็อาจทำให้พนักงานคิดว่ามีมือที่มองไม่เห็น หรือความไม่ยุติธรรม ซึ่งจะทำให้พวกเขาเหล่านั้นเลือกจะเดินจากไป เพื่อหาองค์กรที่มีความยุติธรรมมากกว่าในอนาคต

จาก 5 ปัจจัยทั้งหมดนี้ HR ต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วนว่า องค์กรที่ทำงานอยู่ขาดสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือมากกว่าหรือไม่ หากขาดไปจะทำอย่างไรเพื่อทำให้มีครบถ้วนได้บ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อที่ 3 และ 4 ที่อาจกลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการตัดสินใจอยากอยู่ต่อของพนักงานมากที่สุดในปัจจุบัน

บทสรุป

แน่นอนว่าคงไม่มีใครอยากสูญเสียพนักงานคนเก่งของบริษัทไปหรอก แต่เมื่อวันนั้นมาถึง HR ก็ต้องทำหน้าที่ของตัวเองตามขั้นตอนอย่างสุดความสามารถ ก่อนจะโบกมือลาพวกเขาด้วยความเสียดาย ฉะนั้นหากองค์กรไม่อยากให้มีสถานการณ์แบบนี้ การป้องกันย่อมดีกว่าการแก้ไข โดยเฉพาะฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เป็นหัวใจขององค์กรในฐานะผู้บริหารคน สิ่งที่ทำได้คือการใช้กลยุทธ์ในการรักษาพนักงานฝีมือเยี่ยมให้อยู่กับองค์กร (Employee Retention Strategy) และสร้างมาตรการรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กร นี่จึงเป็นวิธีการที่ดีกว่ามาเยื่อยื้อในวันที่สายไป การรักษาความสัมพันธ์ระหว่างที่ยังเป็นพนักงานจึงอาจเป็นทางออกที่ดีที่สุด

Facebook fanpage : GeeHRM Line@ : 640vtamj Tiktok : GeeHRM Website: GeeHRM